PRIVACYVERKLARING

Privacyverklaring

Laatste wijziging: 22 mei 2018

Dit is de privacyverklaring van Nota Bene B.V. Hierin wordt omschreven hoe er wordt omgegaan met jouw persoonlijke gegevens die worden verzameld door Nota Bene B.V.

Inhoud

  1. Inleiding
  2. Persoonsgegevens
  3. Doel gegevens
  4. Ontvangers
  5. Opslag
  6. Beveiliging
  7. Jouw rechten
  8. Onze plichten

 

1.Inleiding

In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee wordt omgegaan. Zo wordt uitgelegd waar je gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen je gegevens worden opgeslagen. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot je gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten.

De privacyverklaring zal soms worden veranderd door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.

 

Nannette Verschoor,

Nota Bene B.V.
Surinamestraat 9 | 2612 EA | Delft
T. 015-28 55 123
privacy@Nota-Bene.Net

Btw-nr. NL811620761B01 | KvK-nr. 27253575-001

Nota Bene B.V. is een handelsnaam van NOTABENE B.V.

 

2. Persoonsgegevens

Wanneer je gebruikmaakt van onze website, diensten of producten kunnen wij – afhankelijk van de gegevens die je zelf invult of afgeeft door bijvoorbeeld het plaatsen van een bestelling, het invullen van ons contactformulier, het afgeven van een visitekaartje, de wens om onze nieuwsbrief te ontvangen en/of het aanmaken van een account – de volgende gegevens van jou verwerken (voor zover van toepassing):

  • Bedrijfsnaam
  • Voor- en achternaam
  • Functie
  • Titel(s)
  • Vestigingsadres + VPC + WP
  • Postadres + PPC + WP
  • Vast telefoonnummer
  • Mobiel telefoonnummer
  • E-mailadres(sen)
  • Geslacht/sekse
  • IBAN
  • Btw-nummer
  • KvK-nummer
  • Financiële gegevens:
    • Crediteurengegevens
    • Debiteurengegevens
  • Aankoopgeschiedenis
  • Inloggegevens van je account
  • Nationaliteit
  • Geboortedatum
  • Privéadres + PPC + WP

Daarnaast worden soms technische gegevens van je type browser, versie en taal gebruikt voor het beter laten werken van de websites en kan het IP-adres worden geregistreerd ter beveiliging van de verbinding of om bij vervolgbezoek de website weer in de status te brengen waarin deze was toen je de vorige keer de website verliet.

 

3. Doel gegevens

De onder 2. genoemde gegevens gebruiken wij uitsluitend voor het doel waarvoor wij deze hebben verkregen, bijvoorbeeld:

3.1. Het versturen van eigen nieuwsbrieven

Nota Bene B.V. stuurt via e-mail nieuwsbrieven. Deze nieuwsbrieven zijn primair gericht op kennisdeling. Je voornaam, achternaam en e-mailadres worden hiervoor verzameld en opgeslagen via het daarvoor bestemde formulier op de website van Nota Bene B.V. Daarnaast kan je mondeling of tekstueel worden gevraagd om je aan te melden.

3.2. Contact opnemen

Jouw gegevens zullen worden verzameld als jij in persoon, telefonisch of via de website contact opneemt met Nota Bene B.V. In het contactformulier wordt echter alleen gevraagd om de benodigde gegevens om een voorstel of een dienst aan te kunnen bieden, zoals je voor- en achternaam, bedrijfsnaam, bedrijfsadresgegevens, je e-mailadres, telefoonnummer en projectomschrijving.

3.3. Analytics

De website van Nota Bene B.V. verzamelt jouw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van je websitebezoek of de pagina’s die je veel bezoekt.

Alle gegevens worden alleen verwerkt met jouw uitdrukkelijke toestemming, dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel omdat verwerking noodzakelijk is om jou in contact te brengen met potentiële relaties en/of opdrachtnemers.

3.4. Cookies

De website van Nota Bene B.V. kan gebruikmaken van cookies om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken en om ons te helpen het gebruik ervan te optimaliseren. De door cookies gegenereerde informatie over jouw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van Nota Bene B.V. of geanonimiseerd bij in deze verklaring opgenomen derde partijen. De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kan je browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in de browser.

3.5.  Het afhandelen van je betaling en de levering van producten of diensten.

3.6.  Het informeren over (wijzigingen in) diensten, producten, tarieven of prijzen.

3.7.  Het verwerken van persoonsgegevens indien wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor de boekhouding en rapportage aan de fiscus (belastingaangifte).

4. Ontvangers

De gegevens die Nota Bene B.V. ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v. diverse softwarepakketten en SAAS-omgevingen. Met deze externe organisaties is een verwerkersovereenkomst afgesloten volgens AVG-compliancy:

4.1. MailChimp

De nieuwsbrieven worden verzonden met MailChimp. Op het moment dat jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, worden jouw e-mailadres en voornaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen MailChimp. Hierin worden ook de afgegeven opt-in-afspraken vastgelegd.

4.2. Hostnet, Microsoft

De e-mail van Nota Bene B.V. wordt gehost bij Microsoft Nederland in de Office 365 Cloud. De websites van Nota Bene B.V. worden gehost bij een private-server die gemanaged wordt door Hostnet. Als jij contact opneemt via de formulieren of via e-mail en gegevens achterlaat op de website van Nota Bene B.V., worden die betreffende formulieren en e-mails opgeslagen op de servers van respectievelijk Microsoft en Hostnet in Nederland.

4.3. Exact

Nota Bene B.V. maakt gebruik van de online SAAS-diensten van Exact Nederland. Deze applicaties en bijbehorende data worden gehost en opgeslagen op de servers van Exact Nederland B.V. in Nederland.

4.4. Incidentele internettools

Indien Nota Bene B.V. incidenteel gebruikmaakt van software of diensten van andere derden, zal voor elke instantie een Impact Assessment worden uitgevoerd en vastgelegd. Dit assessment heeft deels tot doel om te kijken of de software of dienst AVG-compliant is en voldoet aan alle wettelijk vastgestelde eisen. Zodra deze tools structureel worden ingezet, zal dit reden zijn om onze privacyvoorwaarden aan te passen en opnieuw te publiceren.

4.5. Lokale opslag

Lokale data die persoonsgegevens bevatten worden opgeslagen op de beveiligde server van Nota Bene B.V. Deze server is gescheiden van het internet en alleen lokaal bereikbaar. Reservekopieën van data worden versleuteld en periodiek off-site opgeslagen.

 

5. Opslag

5.1. Opslagperiode

Je gegevens worden voor langere tijd bewaard door Nota Bene B.V., maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling je gegevens langer moeten bewaren.

5.2. Het versturen van nieuwsbrieven

Je e-mailadres en voornaam worden opgeslagen in MailChimp. De opslag van je gegevens is voor onbepaalde tijd. Je kan je namelijk uitschrijven wanneer je maar wilt via de link onderaan de nieuwsbrieven of door een e-mail te sturen naar privacy@nota-bene.net.

5.3. Contact opnemen

Op het moment dat je contact opneemt met Nota Bene B.V. via e-mail, worden de gegevens die jij meestuurt, zoals bijvoorbeeld je naam, bedrijfsnaam en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. Die e-mails kunnen indien noodzakelijk tot maximaal zeven jaar terug worden bewaard.

5.4. Analytics

De gegevens die Analytics op de website verzamelt zijn anoniem, dus niet verbonden aan jouw naam, bedrijf of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.

5.5. Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, om er zeker van te zijn dat goed met je gegevens wordt omgegaan.

 

6. Beveiliging

Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. Je gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software.

De persoonsgegevens die door Nota Bene B.V. of door eerdergenoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn afdoende en marktconform beveiligd met een sterk wachtwoord en daar waar mogelijk met twee-staps-verificatie.

Bij de twee-staps-verificatie wordt een code vanuit de software gegenereerd en verstuurd naar Nota Bene B.V. Deze code dient te worden gebruikt tijdens het inlogproces.

De apparaten die jouw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten dat toegang heeft tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.

Daarnaast wordt jouw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL-certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de website van Nota Bene B.V. privé is. Je herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de url. De domeinen waarvan Nota Bene B.V. gebruikmaakt zijn ondertekend met DNSSEC. Dit is een extra hulpmiddel waarmee de ‘bewegwijzering’ van de website veiliger en vertrouwder wordt.

Exact
Nota Bene B.V. maakt gebruik van de online SAAS-diensten van Exact Nederland. Deze applicaties en bijbehorende data worden gehost en opgeslagen op de servers van respectievelijk EXACT Nederland N.V. in Nederland.

Ruitenburg Adviseurs & Accountants
Ruitenburg verwerkt en heeft inzage in de gegevens die in Exact Online worden verwerkt. Met Ruitenburg bestaat een verwerkings- en beroepsovereenkomst betreffende geheimhouding van de onderhanden gegevens van Nota Bene B.V. en diens relaties.

MailChimp
De nieuwsbrieven worden verzonden met MailChimp. Op het moment dat jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, worden jouw e-mailadres en voornaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen MailChimp. Hier worden ook de afgegeven opt-in-afspraken vastgelegd. Door MailChimp is een certificaat van verwerking afgegeven.

Hostnet, Microsoft
De e-mail van Nota Bene B.V. wordt gehost bij Microsoft Nederland in de Office 365 Cloud. De verzonden berichten worden standaard versleuteld (TLS). De websites van Nota Bene B.V. worden gehost op een private-server die gemanaged wordt door Hostnet. Als jij contact opneemt via de formulieren of via e-mail en gegevens achterlaat op de website van Nota Bene B.V., worden die betreffende e-mails en formulieren opgeslagen op de servers van respectievelijk Microsoft en Hostnet in Nederland.

Incidentele internettools
Indien Nota Bene B.V. incidenteel gebruikmaakt van software of diensten van andere derden, zal voor elke instantie een Personal Impact Assessment worden uitgevoerd en vastgelegd. Doel van dit onderzoek is om te kijken of deze software of dienst AVG-compliant is en voldoet aan alle wettelijk vastgestelde eisen. Zodra deze tools structureel worden ingezet, zal dit reden zijn om onze privacyvoorwaarden aan te passen en opnieuw te publiceren.

Lokale opslag
Lokale data die persoonsgegevens bevatten, worden opgeslagen op de beveiligde server van Nota Bene B.V. Deze server is gescheiden van het internet en alleen lokaal bereikbaar.
Reservekopieën van data worden versleuteld en periodiek off-site opgeslagen.

 

7. Jouw rechten

7.1. Recht op inzage

Je hebt het recht om te allen tijde jouw gegevens op te vragen die bij Nota Bene B.V. worden vastgelegd en bewaard. Dit doe je door een verzoek per e-mail of post te versturen of telefonisch contact op te nemen met Nota Bene B.V. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens. Je moet jezelf dan wel afdoende kunnen legitimeren/bewijzen dat jij jezelf bent. De gegevens worden vervolgens naar je toe gestuurd (via e-mail of per post; dit is naar keuze).

7.2. Recht op rectificatie

Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Dan hebt je het recht om dit te laten rectificeren door Nota Bene B.V. Je gegevens omtrent de nieuwsbrief kan je aanpassen via de daarvoor bestemde url onderaan elke e-mail.

7.3. Recht op overdracht

Mocht je de gegevens nodig hebben die bij Nota Bene B.V. zijn opgeslagen, in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij zal Nota Bene B.V. al jouw gegevens overdragen in een bruikbaar formaat voor de andere partij. Deze gegevens worden naar jou gestuurd en dien je vervolgens zelf onder jouw verantwoording aan de derde partij over te dragen.

7.4. Recht op wissen van gegevens

Wil je niet langer dat jouw gegevens bij Nota Bene B.V. zijn vastgelegd? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens. Behalve de wettelijk vereiste bewaarde gegevens zullen jouw gegevens worden gewist.

7.5. Recht op het indienen van een klacht

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat Nota Bene B.V. niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kan via deze link.

7.6. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)

Wil je niet dat Nota Bene B.V. jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens. Het gebruikmaken van deze rechten kan via privacy@Nota-Bene.Net onder toezending van een kopie van je ID-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, het ID-bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren.

 

8. Onze plichten

Nota Bene B.V. verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van voorkoming van fraude en uitvoeren van direct-marketing. Denk hierbij aan het delen van kennis en het aanbieden van diensten of producten van Nota Bene B.V. en controle op verstrekte gegevens en opdrachten via e-mail of post. Jouw gegevens worden nooit verkocht of overgedragen aan derden zonder schriftelijke toestemming van jou vooraf.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten. Je e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om de nieuwsbrief te kunnen versturen, je voornaam en achternaam om deze informatie goed te adresseren. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Nota Bene B.V. de betreffende dienst of het betreffende product niet aanbieden.

Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met Nota Bene B.V. met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst), dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd.

Nota Bene B.V. behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Nota Bene B.V. dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van Nota Bene B.V. te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

Heb je toch nog vragen over jouw privacy en/of deze privacyverklaring? Dan kun je deze stellen door te mailen of door telefonisch contact met ons op te nemen;

Nota Bene B.V.

privacy@Nota-Bene.Net
Surinamestraat 9 | 2612 EA | Delft
015-28 55 123 (vraag naar de AVG verantwoordelijke medewerker)
Btw-nr. NL811620761B01 | KvK-nr. 27253575-001

 

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Controleer daarom regelmatig deze webpagina om te zien of er veranderingen zijn opgetreden.

Start met typen en druk op enter om te zoeken